收納個案:整理辦公枱有益身心

0609 web blog 1200 X 628

文職人士大概每日8個小時在寫字枱工作,繁忙的你,有想過辦公枱收納對提升效率有莫大關係嗎?

未必每個人也有獨立房間或文件櫃,大部分文職人員就只有辦公枱,而你的收納位置都在這個位置上,試想象,文具、私人物品、電話、電腦、文件和小擺設,所有東西放在這數十呎的地方,怎樣擺放才能令工作更加順暢?

劉小姐是一個文職媽媽,主要職責負責項目協調,每天留在辦公室已8小時,回家時已疲累不勘,還要處理家事,心感壓力漸大。劉小姐希望在工作與生活上都得到平衡,我建議她先從收納作為改善第一步。

初次與劉小姐會面,先資詢一下每天工作時間分配和流程,劉小姐表示早上先看電郵,將電郵分類及按急緩排序回覆,之後再處理手上的工程項目,由於負責項目協調,工作上會有很多突發事情,此外,她亦要外勤及參與會議。劉小姐便會趁午餐時段處理家庭瑣事,經了解後我給予以下意見。

我和劉小姐相約一個星期六上午做收納,因怕影響其他同事工作,首先處理桌面文具,先分類好常用和已經沒有使用的,將常用文具放在容易拿取的位置,而桌上電腦亦調校好位置和角度,先讓工作環境方便及快捷舒適。

文件方面,劉小姐需要清楚那些需要留正本或影印本,否則可改用軟件儲存,需要時才列印,有空時亦可將文件在電腦分類。現在枱上空間騰出,環境變得寬躺舒適,將文件夾放在辨公枱下的層架,取用時方便又不會弄傷腰骨,而枱面仍有空間放置小擺設,休息時可以讓眼睛紓緩、換來好心情,若時間許可,建議每1小時休息和伸展一下,維持良好狀態,否則眼睛或身體會過勞,致工作效率降低和錯誤頻生,健康體魄也是工作事半功倍的原因之一。

辨公枱收納妥當,令工作效率增加,經濟效益得到改善;工作在限期前便能完成,壓力自然降低,不用加班,心情變得愉快,還可以準時下班陪伴家人。雙贏局面何樂而不為?而且辨公枱整齊,予人有條理和自律的良好印象,升職加薪機會便大增了。